Akten und Datenträger vor der Büroauflösung richtig zuordnen
Bei einer Büroauflösung sollten Akten und Geräte mit gespeicherten Daten separat geprüft werden, bevor Möbel und Inventar zur Räumung freigegeben sind. Zuerst entscheidet Ihr Unternehmen, welche Unterlagen weiterhin benötigt werden, welche aufbewahrt werden müssen und was nach fachlicher Prüfung vernichtet werden darf. Erst danach wird festgelegt, welche Gegenstände das Räumteam mitnehmen soll.
Ein Aufkleber «alles entsorgen» am Aktenschrank reicht dafür nicht. Der Schrank und sein Inhalt können zwei unterschiedliche Wege nehmen.
Vier Gruppen machen die Entscheidung übersichtlich
Gehen Sie Räume, Schränke und Geräte gemeinsam mit den jeweils zuständigen Personen durch. Für die Planung hilft folgende Einteilung. Sie ist eine organisatorische Arbeitshilfe und ersetzt keine Prüfung einzelner Aufbewahrungspflichten.
| Gruppe | Was vor der Räumung geklärt sein sollte |
|---|---|
| Weiterhin benötigt | Neuer Aufbewahrungsort und Person, die die Unterlagen oder Geräte übernimmt |
| Aufzubewahren, aber nicht täglich gebraucht | Zuständigkeit, geeigneter Archivort und späterer Zugriff |
| Nach Prüfung zur Vernichtung freigegeben | Beauftragte Fachstelle, Vorgehen und bestätigte Übergabe |
| Noch ungeklärt | Verantwortliche Person und Klärungstermin; keine Freigabe zur Entsorgung |
Kennzeichnen Sie vertrauliche Bestände so, dass die Zuordnung verständlich ist, ohne unnötig Namen oder Inhalte offenzulegen. Auf einer verschlossenen Kiste kann beispielsweise eine interne Nummer stehen; die zugehörige Liste bleibt bei der verantwortlichen Person.
Die Aufbewahrung endet nicht mit dem Büromietvertrag
Für Geschäftsbücher, Buchungsbelege sowie Geschäfts- und Revisionsberichte nennt Artikel 958f OR eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren ab Ablauf des Geschäftsjahres. Das KMU-Portal des Bundes erklärt diese Vorgaben. Daraus folgt keine einheitliche Frist für sämtliche Dokumente in einem Büro.
Lassen Sie die für Buchhaltung, Personal und Datenschutz zuständigen Personen bestimmen, welche Regeln auf die vorhandenen Unterlagen zutreffen. Bei offenen Rechtsfragen hilft die zuständige Fachberatung. Die Räumungsfrist allein ist kein Grund, ungeprüfte Akten wegzuwerfen.
Für den Umzug des Archivs sollten auch die einfachen Fragen beantwortet sein: Wer nimmt die Kisten entgegen? Steht der neue Raum rechtzeitig zur Verfügung? Und wer findet einen bestimmten Beleg später wieder?
Computer und Datenträger separat durch die IT freigeben lassen
Ein Gerät kann leer aussehen und trotzdem Daten enthalten. Das Bundesamt für Cybersicherheit weist darauf hin, dass einfaches Löschen oder Leeren des Papierkorbs keine sichere Datenlöschung bedeutet. Welche Vorbereitung passt, hängt vom Gerät und seiner weiteren Verwendung ab.
Übergeben Sie Ihrer IT deshalb eine Liste der Geräte, die das Büro verlassen sollen. Dazu gehören auch externe Speichermedien und Geräte aus Schubladen. Notieren Sie, ob ein Gerät weiterverwendet, verkauft, zurückgegeben oder entsorgt werden soll. Bei Miet- und Leasinggeräten muss zudem klar sein, wer die Rückgabe organisiert.
Lassen Sie Datensicherung, nötige Abmeldungen und geeignete Datenlöschung durch die verantwortliche Fachperson klären. Ein defektes Gerät erhält nicht automatisch eine Freigabe. Halten Sie ungeprüfte Geräte getrennt vom übrigen Räumgut.
Vertrauliche Unterlagen brauchen einen eigenen Übergabeweg
Der EDÖB-Leitfaden zum Datenschutz beschreibt den Schutz von Datenträgern, eine geeignete Löschstrategie und kontrollierte Übergaben. Wird die Bearbeitung von Personendaten ausgelagert, bleibt die beauftragende Organisation dafür verantwortlich und muss prüfen, ob der Dienstleister den Datenschutz angemessen gewährleisten kann.
Vereinbaren Sie für ausgesonderte vertrauliche Akten und Datenträger deshalb gesondert, wer sie übernimmt und wie die Übergabe dokumentiert wird. Halten Sie diese Bestände bis dahin geschützt und getrennt von Möbeln, Verpackungen und gewöhnlichem Entsorgungsgut. Eine Möbelräumung beinhaltet nicht automatisch eine sichere Akten- oder Datenträgervernichtung.
Praktisch hilft ein eigener Punkt im Terminplan: «Vertrauliche Bestände übergeben und bestätigt». Erst wenn dieser Punkt erledigt ist, werden die betreffenden Schränke endgültig für die Räumung freigegeben.
Was das Räumteam wissen muss
Für die Büroauflösung in Basel sind Umfang, Zugang und Freigabe der Gegenstände entscheidend. Vertrauliche Dokumentinhalte werden für eine Offertanfrage nicht benötigt.
Bereiten Sie diese Angaben vor:
- Welche Möbel und Geräte dürfen nach Ihrer internen Prüfung entfernt werden?
- Welche Schränke, Kisten oder Räume bleiben ausdrücklich ausgenommen?
- Werden bestimmte Bestände vorher von einer anderen Stelle abgeholt?
- Wer entscheidet bei einem unerwarteten Fund?
- Wer prüft am Schluss, ob die ausgenommenen Gegenstände noch vorhanden sind?
Fotografieren Sie Räume und Möbel für die Anfrage so, dass vertrauliche Inhalte, Bildschirmdaten und persönliche Angaben nicht lesbar sind. Für die übrige Organisation hilft unsere Checkliste zur Büroräumung.
Fragen zu Akten und Geräten vor der Büroauflösung
Kann ein Aktenschrank geräumt werden, wenn die Akten darin noch ungeklärt sind?
Geben Sie den Schrank erst frei, wenn der Inhalt geprüft und seinem weiteren Weg zugeordnet ist. Akten, die noch benötigt werden oder ungeklärt sind, bleiben gesondert aufbewahrt. Der Vermerk «Schrank entsorgen» sollte deshalb nicht zugleich als Freigabe seines Inhalts verwendet werden.
Wie kennzeichnen wir vertrauliche Kisten, ohne ihren Inhalt offenzulegen?
Verwenden Sie eindeutige interne Nummern und führen Sie die Zuordnung in einer Liste bei der verantwortlichen Person. Die Kennzeichnung muss erkennen lassen, ob die Kiste ausgenommen ist oder auf einem gesondert vereinbarten Weg übergeben wird. Namen und vertrauliche Dokumentinhalte werden auf Übersichtsfotos für die Offerte nicht benötigt.
Wer gibt ausgemusterte Computer und Speichermedien frei?
Ihre zuständige IT oder eine beauftragte Fachperson sollte Sicherung, Abmeldungen, weitere Verwendung und nötige Datenbearbeitung klären. Halten Sie ungeprüfte Geräte bis dahin vom übrigen Räumgut getrennt. Notieren Sie auch bei Miet- und Leasinggeräten, wer deren Rückgabe organisiert.
Was sollte nach einer gesonderten Abholung vertraulicher Bestände dokumentiert sein?
Halten Sie fest, welche bezeichneten Bestände an wen und wann übergeben wurden und wer die Übergabe bestätigt hat. Welche weiteren Nachweise nötig sind, klären Ihre zuständigen Fachpersonen mit der beauftragten Stelle. Erst anschliessend geben Sie die nun geleerten Möbel für die Räumung frei.
Den Räumumfang frühzeitig abstimmen
Sie planen eine Büroauflösung in Basel oder Basel-Landschaft? Teilen Sie uns die Räume, das Inventar, Ihren gewünschten Termin und die noch offenen Vorbereitungen mit. Gemeinsam klären wir, welche Räumungsarbeiten nach Ihrer Freigabe ausgeführt werden sollen.
Herausgeber: Räumprofi Sari, Oberwil BL.